Ольга Цоколаева: «Общий успех зависит от слаженной работы партнёров по науке и конгресс-оператора «МЕДИ Экспо» №2(91), 2018 год

— Ольга Эльдаровна, как за 20 лет, с момента основания конгресс-оператора «МЕДИ Экспо», изменились подходы к организации крупных научно-практических событий в сфере медицины?

— Безусловно, всё чаще профессиональные медицинские ассоциации и общества обращаются к услугам конгресс-операторов при планировании крупных конгрессных мероприятий, тогда как ранее медицинские сообщества всё делали сами, копируя опыт иностранных коллег, приобретённый при посещении конгрессов за рубежом. Понятия «конгресс-оператор» тогда не существовало. Но стандартов Европы, где конгрессы планируются минимум за два года до их открытия, конгресс-оператор, принимая решение об участии в тендере на его проведение, тщательно штудирует многостраничный BID Book — предложение инициатора торгов, — чтобы максимально соответствовать требованиям, которые заявляет профессиональная Ассоциация к организации и проведению мероприятия, — российская отрасль ещё не достигла.

— Какие проекты «МЕДИ Экспо» вы считаете флагманскими? Есть ли проект — визитная карточка конгресс-оператора?

— Я бы не стала делить проекты на флагманские, приоритетные, значимые или характерные для «МЕДИ» — и менее значимые. Успешный проект или нет, станет ли он визитной карточкой «МЕДИ» — зависит от слаженной работы партнёров по науке и конгресс-оператора, поэтому любой проект 

«МЕДИ» может быть флагманским. Я бы сказала, что визитная карточка конгресс-оператора — это регистрация делегатов без очереди, это бесперебойная работа света и звука в конференц-залах, это презентации спикеров без погрешностей, понятная навигация и много других деталей, за счёт которых получается качество услуги.

— Благодаря чему продолжающиеся во времени, ежегодные проекты не теряют актуальности в профессиональных сообществах?

— Как врач я бы ответила, что конгрессы по медицине никогда не потеряют своей актуальности, поскольку здоровье бесценно. И учёные будут работать в этом направлении, совершенствуя свои знания и опыт для оказания медицинской помощи людям на всё более высоком и качественном уровне. Люди встречаются, общаются, обмениваются мнениями.

— В век технологий какова ценность личного присутствия на масштабных форумах? Как современные технологии используются в ваших мероприятиях?

— Ценность присутствия высока: и виртуальные выставки или конференции будут востребованы в век новых технологий, но в приоритете останется личное общение. На конгресс-площадках стало нормой вещание в сети Интернет, онлайн-консультации ведущих учёных с мировым именем, онлайн-трансляции из операционных, в том числе из кадаверных операционных, онлайн-лекции ведущих лидеров мнений, кто не смог по разным причинам приехать на конгресс. Что касается наших технологий как конгресс-операторов, мы стараемся оптимизировать все процессы, чтобы участие врача в нашем мероприятии было комфортным от момента онлайн-регистрации и оплаты до получения сертификата после завершения проекта: быстро и без очереди, благодаря мгновенной синхронизации данных вне зависимости от уровня сложности мероприятия и места его проведения. Также введено эффективное онлайн-рецензирование тезисов: приём материалов через Интернет, взаимодействие с оргкомитетом по рецензированию и обзору тезисов. Телемосты между странами, мобильные приложения для коммуникации участников уже стали нормой жизни. В базе нашего ивент-менеджера более 70 000 врачей, которые дали согласие на получение рассылок.

— В чём ваш фирменный секрет подбора площадок для проведения конкретных мероприятий? Есть ли ваши собственные требования к месту и оснащённости, на что в обязательном порядке обращаете внимание?

— Приоритет для нас — уровень технической оснащённости площадки, оптимальная удобная инфраструктура, профессиональный подготовленный персонал. Выбираем современные, хорошо оборудованные конгресс-площадки, в отелях или рядом с ними, зоны питания, зоны отдыха. Несомненно, важно наличие всего спектра аудиовизуального оборудования, wi-fi и удобная логистика — расположение в шаговой доступности от метро.

— Как налажена работа со СМИ: чем отечественная медицинская наука может заинтересовать сегодня перекормленного информацией читателя?

— Перекормить информацией врача, который хочет преуспеть в своей профессии, трудно. Ему всегда будет недостаточно информации. Самые современные и новые исследования звучат в докладах на мероприятиях, частота проведения которых позволяет озвучивать даже промежуточные результаты исследований и открывать новые имена. Возможность соприкоснуться с классиками науки, услышать всё из первых уст даёт неоспоримое преимущество живому общению. Информация в соцсетях и мэйл-рассылках также всегда актуальна и востребована.

— Спонсоры и меценаты событий — это ваши постоянные партнёры?

— У нас нет меценатов, но есть спонсоры: это ведущие компании — производители медицинской продукции, за счёт взносов которых мы проводим мероприятия в том или ином масштабе, который, в свою очередь, зависит от количества привлечённых спонсоров. Можно сказать, что спонсоры с годами становятся партнёрами, появляются связи, основанные на большом кредите доверия.

— Насколько востребованы публикации тезисов по итогам событий? Участвует ли конгресс-оператор в обобщении опыта, издании материалов научных и практических форумов?

— Тезисы не теряют своей актуальности, в большей степени для молодых учёных, и являются постоянным атрибутом всех конгрессных мероприятий. С годами бумажную версию тезисов заменили электронные носители, и сборники тезисов на дисках или флэш-картах выдаются делегатам при регистрации на мероприятие. Для делегатов более востребованным научно-образовательным материалом являются презентации докладов, но с публикацией презентаций бывают проблемы: не все спикеры готовы отдавать свои труды в открытый доступ.

— Расскажите об успешной обратной связи: какие новые идеи подсказали вам участники мероприятий?

— Коммуникация с участниками является приоритетом в деятельности компании. Ежедневно сотрудники общаются c аудиторией, сравнимой по численности с целым городом. Диалог в основном поддерживается благодаря развитой системе e-mail, хотя также есть каналы социальных сетей. Естественно, растущая от проекта к проекту аудитория научно-образовательных мероприятий не могла остаться без внимания специалистов и стала причиной разработки и патента собственного программного комплекса регистрации участников Event Management®, в который эволюционировал ручной метод работы, обеспечивающий эффективное взаимодействие организатора и посетителей деловых мероприятий.

— Команда «МЕДИ Экспо»: кто  эти люди?

— Это разные люди, и по возрасту, и по интересам, у них разный бэкграунд, но их объединяет преданность интересам компании. Все они горят на работе. Они думающие, неравнодушные, ответственные; у них есть мнение, принципы и идеи. Они анализируют результаты и генерируют новые идеи во имя одной нашей общей цели — развития проектов и успеха компании.