Вопрос к эксперту: как увеличить число участников конференции? №6(70), 2014 год

— Сергей, как сделать так, чтобы из года в год число участников конференции увеличивалось?

— Это одна из основных задач, которую ставят перед нами клиенты. Планируя мероприятие, важно задать себе вопрос: почему участникам стоит приехать именно на нашу конференцию, выбрав её из множества других?

В условиях кризиса люди экономят время и деньги. Выбирая конференцию, они хотят быть уверены в том, что эти ресурсы будут потрачены не зря.

Есть четыре основные составляющие конференции: обучение, выставка, профессиональные знакомства и развлекательная программа. По каждой из них важно иметь конкурентные преимущества. Поэтому мы для каждого мероприятия прорабатываем «5 причин, по которым стоит принять участие в конференции». Каждая из них сообщает потенциальному участнику преимущества нашего мероприятия перед конкурентами.

— Что, по вашему мнению, важно учесть при планировании научной программы?

— Конечно, важно изучать наиболее актуальные тематики, исследования, инновации. Но есть и другие важные составляющие.

Мы рекомендуем организаторам задумываться о выборе спикеров. Важно, чтобы спикеры умели работать с аудиторией, не выступать «перед», а общаться «с», вовлекать делегатов в общение. Высококлассный специалист не всегда хороший докладчик.

Мы часто видим: у одного докладчика — полупустой зал, а в соседнем полном зале люди вовлекаются в дискуссии, фотографируют слайды. При этом темы одинаково значимые. Разница — в подаче и в умении заинтересовать аудиторию. Мы предлагаем клиентам помощь, сотрудничая с одним из лучших тренеров по публичным выступлениям. Помогаем сделать презентации структурными и яркими, выступления — незабываемыми.

Важна и практическая составляющая. Цикл онлайн-операций — отличная возможность для привлечения участников.

Рекомендуем включать в программу смежные тематики, например, косметологию на конференции по пластической хирургии. Это позволяет увеличить число делегатов до полутора раз.

Однако не надо увлекаться, чтобы избежать размывания основной темы. У вашей конференции должна оставаться идентичность, уникальность, если хотите.

— Как поддерживать отношения с участниками после мероприятия? Между конференциями проходит не меньше года. И конкуренты не дремлют.

— У нас есть набор инструментов для поддержания отношений с участниками.

После мероприятия мы готовим красочный отчёт, отправляем его и участникам, и тем, кто не приехал, чтобы на следующий год они уж точно к нам присоединились.

Мы делаем рассылку с фото- и видеоотчётом. Фотографии и интервью с живыми эмоциями передают атмосферу мероприятия, вызывают приятные воспоминания и желание приехать в следующем году.

Мы привлекаем к освещению мероприятий СМИ. Конференции наших клиентов поддерживают более 20 инфопартнёров.

А примерно за шесть месяцев начинаем анонсировать следующее мероприятие. Используем e-mail рассылки, анонсы в журналах, на сайтах и в соцсетях, приглашения по телефону и даже СМС-рассылки.

— В этом году стартовал цикл ваших семинаров для организаторов конференций. Расскажите об этом.

— Мы сами постоянно обучаемся, являясь членом международных ассоциаций организаторов конференций ICCA, MPI и IAPCO.

Поддержка клиентов в организации конференций — всегда партнёрство. Наши клиенты имеют свой опыт и точку зрения, часто отличную от нашей. Для достижения вдохновляющих результатов очень важно говорить на одном языке.

На наши семинары приходят люди, для которых их конференции — их дети. Я сам как отец двоих детей и один из основателей компании «СТО Конгресс» (что тоже своего рода отцовство) знаю, как бы ни вёл себя ребенок, ты: а) всегда несёшь за него ответственность, б) будешь его любить и защищать, в) не отдашь его в чьи попало руки. Семинары — один из способов установить доверительные отношения. И я получаю большое удовольствие, когда на семинаре люди приобретают новые идеи, делятся опытом и уходят с них вдохновлёнными. И мы, и наши клиенты живём работой. И если мы делаем по-настоящему значимые мероприятия, в нашей стране станет больше здоровых людей. Пока мы можем вносить в это вклад, наша работа будет приносить нам удовлетворение.