О состоянии архивов в учреждениях здравоохранения Москвы №5(62), 2013 год

Открыл конференцию Н.В. Цапук, директор Объединённого архива здравоохранения Департамента здравоохранения Москвы. Николай Васильевич обратил внимание участников мероприятия на проблему обеспечения сохранности архивных документов медицинских учреждений города. По словам докладчика, под хранилища выделяются неприспособленные помещения, отсутствует специальное архивное оборудование, в штате нет специалистов с соответствующими профессиональными навыками. Существующие формально экспертные комиссии не решают вопросов экспертизы ценности документов, сроки хранения которых не соблюдаются. Всё это приводит к утрате документов, в том числе по личному составу. Между тем работа по исполнению архивом различных запросов, включая запросы о подтверждении трудового стажа, является одним из важных направлений деятельности Центрального архива. Ежегодно по запросам граждан и организаций выдаётся более 30 тыс. архивных справок.

Документы, хранящиеся в архивах медучреждений, отметил Николай Васильевич, безусловно, представляют интерес для исследователей, научных сотрудников: «Критерии отбора историй болезни на государственное хранение — это описание неизвестного науке заболевания или заболевания с особо резкими патологическими отклонениями, наиболее полное описание течения патологических форм болезни, описание новых и эффективных методов лечения». 

О технологиях в области архивного дела рассказал генеральный директор ООО «Делис Альянс» — компании, оказывающей услуги по архивной обработке, сканированию, хранению, уничтожению документов и внедрению систем учёта, Д.А. Авдюшин, член Общественного совета и Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве. Денис Александрович сообщил, что архивное дело в России получило дополнительный импульс к развитию в конце 2000-х годов в связи с развитием информационных технологий и их активным внедрением в делопроизводственную сферу. Однако переход на электронный документооборот не уменьшил объём бумажной документации, так как пока не предложен способ длительного хранения электронных документов таким образом, чтобы не утрачивалась их юридическая и доказательная сила. Срок хранения отдельных видов документов — постоянный, а эксплуатационный срок цифровых носителей имеет ограниченный ресурс, поэтому постоянно приходится решать проблему перезаписи информации на новые носители. Кроме того, электронные базы данных ненадёжны при условии слабой материально-технической базы и низкопрофессионального программного обеспечения.

Докладчик обратил внимание и на проблему комплектования Объединённого архива здравоохранения архивными документами. Количество дел, хранимых в учреждениях здравоохранения, составляет порядка 50 млн ед. хр. при имеющейся тенденции к увеличению. Сейчас в Центральном архиве на хранении находится около 1 млн ед. хр. 

Весь объём документов ДЗгМ принимать некуда — ресурсы архива ограничены. Денис Александрович предложил решать вопрос с организацией хранения документов альтернативными вариантами: организовывать собственный архив в структуре медицинского учреждения или сдавать документы на хранение в специализированную архивную компанию. 

Выступающий указал участникам семинара на плюсы грамотно организованного архива — это повышение эффективности работы персонала, снижение уровня издержек, повышение эффективности использования общей инфраструктуры учреждения, а также снижение рисков утраты или порчи документов. Использование информационно-поисковой системы сокращает время на поиск документов, отслеживает их перемещение, разграничивает права доступа, обеспечивая конфиденциальный режим хранения документов.

Денис Александрович обратил внимание на то, что работа по организации архива должна быть системной и регламентированной: архив — это не единственный в учреждении сотрудник, который знает, где находятся необходимые документы, архив медицинского учреждения — это система, имеющая локальную нормативную базу, полноценный штат сотрудников и достаточное финансирование. В качестве альтернативного способа оптимизации хранения архивных документов он назвал привлечение аутсорсинговых компаний. Были рассмотрены основные виды хранения документов: традиционное внешнее хранилище, обособленный архив и архивный сейф.

Докладчик уделил особое внимание правовым аспектам внешнего хранения, управлению рисками и созданию эффективной модели взаимодействия медучреждения с архивной компанией, предоставляющей услуги по внешнему хранению. При условии грамотно выстроенного процесса учреждение снимает с себя значительную нагрузку по содержанию архива, связанную с организацией архивного пространства и оплатой квалифицированных специалистов. 

После кофе-паузы конференцию продолжила Н.А. Храмцовская, кандидат исторических наук, ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Гильдии управляющих документацией и Arma International. Наталья Александровна раскрыла тему судебной практики и её значение для совершенствования управления документами в медицине. Это выступление имело практический интерес для многих участников конференции. По словам спикера, медицина — в правовом отношении жёстко регулируемая отрасль. Ошибки в документировании информации о состоянии здоровья граждан и нарушения условий хранения медицинских документов обходятся слишком дорого. Требования к управлению документами регулируются не только отраслевым законодательством, но и другими федеральными законами. В совокупности все эти правовые акты зачастую противоречивы и не всегда выполнимы. В данной ситуации ответ на вопрос «что делать?» даёт прецедентное право, формируемое в судебной практике. 

Выступление Натальи Александровны было разобрано на множестве кейсов, касающихся всех типов спорных ситуаций относительно документов учреждений здравоохранения.

По отзывам участников, мероприятие оказалось весьма актуальным и информативным.

Во время перерыва Д.А. Авдюшин ответил на вопросы нашего журнала.

— Денис Александрович, насколько важна эта конференция?

— Мы собрались вместе, чтобы обозначить проблематику, обменяться опытом. Медицинские учреждения хранят огромное количество бумажных документов. Их количество из года в год растёт. Обеспечить сохранность и безопасность такого массива весьма проблематично, и каждый решает проблему самостоятельно, в меру понимания собственной ответственности.

— Как бы вы охарактеризовали отношение к хранению документации в медучреждениях?

— Как недостаточно внимательное. Для медицинских учреждений это не первоочередная задача — они понимают, что это необходимо сделать, только когда им напоминают об этом.

— У спикеров этой конференции есть единое понимание проблемы?

— Спикеры являются специалистами каждый в своей области. Николай Васильевич рассматривает данный вопрос с точки зрения архивиста, в чьи должностные обязанности входит собрать документы, разместить их с учётом имеющихся площадей, обеспечить сохранность. Наталья Александровна анализирует правовой аспект хранения медицинской документации. Я рассказываю о возможных способах оптимизации хранения архивных документов. Таким образом, мы помогаем участникам создать единое понимание проблемы, найти её оптимальное решение.

— Как учреждению определить, какой способ организации архива подходит именно ему?

— Если учреждение обладает достаточными, хорошо оборудованными площадями, не требующими дополнительных затрат на создание оптимальных режимов хранения, самый эффективный метод — хранить документы на своей территории, в собственном архиве. Если собственные ресурсы не позволяют организовать нормативное хранение документов, надо передавать их на внеофисное хранение либо в архив Департамента (конечно, если архив Департамента готов принять на хранение все документы учреждения). Разумеется, все варианты нужно рассматривать с точки зрения экономии и эффективности. Если учреждения хотят передать документы на внеофисное хранение нам или в другие аутсорсинговые компании, мы готовы поделиться с ними опытом, более подробно рассказать, какие факторы должны влиять на выбор поставщика услуг.

— «Делис Альянс» оказывает архивные услуги и хранит документы различных учреждений, существует ли специфика архивного дела в медицинской отрасли?

— Предъявляются разные требования к ведению и срокам хранения документов, формированию дел, но эти отличия незначительны. Медицинским учреждениям важно организовать специальный режим хранения документов, так как они содержат конфиденциальную информацию, а это дополнительная правовая ответственность.